KOBİ’lerde Organizasyonel Yapılandırma Esasları
Organizasyon yapısı, işletmenin amaçları doğrultusunda organizasyon içinde oluşan yetki, sorumluluk ve karşılıklı ilişkilerin oluşturmuş olduğu yapıdır. Organizasyon süreci sonunda ortaya çıkan yapı, formel (resmi veya biçimsel) organizasyon yapısı olarak adlandırılır. Organizasyon şeması böyle bir yapıyı gösterir. Öte yandan, kendi kendine gelişen ilişkiler neticesinde oluşan katı iş bölümü içermeyen, karşılıklı güvene dayalı ve sözlü kurallarla çalışan organizasyon yapısına da informel ve ya biçimsel olmayan organizasyon adı verilir. Bu ilişkiler organizasyon şemasında gösterilemez.
KOBİ’ler genellikle organizasyon yapısı olarak, kökeninin askeri yönetim olduğu ileri sürülen ve organizasyon türlerinden en eski olan kumanda organizasyonunu kullandıklarından, yetki en üst düzeydeki kişide toplanmıştır. Söz konusu faaliyetleri gerçekleştirecek yöneticilerden hem bilimsel değerlendirme yöntemlerini bilmeleri, hem de akıllı ve yetenekli olmaları beklenmektedir. Ancak, pek çok KOBİ yöneticilerinin bu tür bilgi ve becerilere sahip olmadıkları gözlemlenmektedir.
İşletme sahibinin aynı anda hem karar veren, hem verdiği kararları uygulatan ve kimi durumlarda uygulayan kişi konumunda olması, KOBİ’lerde yönetim konusunda yaşanan sıkıntıların temelini oluşturmaktadır. Örneğin işletme büyüdükçe ve işlemler karmaşık hale geldikçe yönetici sahip olduğu beceriler bakımından yetersiz kalabilmektedir. İşletme sahipleri bu yetersizliklerine rağmen işletme üzerinde kontrollerini kaybetme endişesi ya da mali imkânsızlıklar nedeniyle profesyonel yöneticilerle çalışma çabasına girmemektedir. Bu yaklaşım ya da kısıt nedeniyle doğru zamanda doğru kararların alınması bazen imkânsız hale gelebilmektedir.
KOBİ’lerde hiyerarşik yapıdaki karar ve icra organlarının önemli bir kısmı aile bireylerinden oluşması küreselleşme, bilgi ekonomisi, hızlı değişen bilgi ve iletişim teknolojileri, yeni pazar fırsatları ve ekonomik krizlerin yaşandığı bir ortamda giderek karmaşık hale gelen işletme faaliyetleri ve büyüyen işletme ölçeği karşısında, işletme sahibinin ve aile bireylerinin bilgi ve becerilerinin yetersiz kalması, değişime uyum sağlamayı güçleştirmektedir. Ayrıca, yeni uzmanlık alanlarının ortaya çıkması, bilginin önemli bir değer haline gelmesi, işletme-çevre ilişkilerinin önem kazanması ve organizasyon yapılarının karmaşık hale gelmesi nedeniyle zaman ve bilgi düzeyi açısından girişimci yetersiz kaldığından işletmelerde başka yöneticilere de ihtiyaç duyulmaktadır. Değişimi kavrayacak ve değişime yaratıcı tepkide bulunabilecek uzman kişiler arasından seçilen ve işletmelerde karar organı işlevini üstlenen bu yöneticiler, “profesyonel yönetici” olarak adlandırılmaktadır. Girişimcilerin profesyonel yöneticilere yer açmaları durumunda, büyüme sürecinde pek çok fırsat daha kolay yakalanabilir ve/veya ele geçen fırsatlar uygun şekilde değerlendirilebilir.
Burada dikkat edilecek husus, bir işletmenin kurucusu olmanın o işletmenin yöneticisi sayılmak için tek ölçüt olmadığının farkına vararak, işletme faaliyetlerinin ve çalışanlarının uyum içinde yürütülebilmesi için işletme yöneticilerinin muhakkak liderlik yeteneğine sahip olması gerektiğinin bilincinde olmaktır. Aile işletmelerinde muhakkak profesyonel yöneticilere yönetimde yer verilmeli ve işleri daha profesyonel yerine getirme adına bir beyin takımı oluşturulmalıdır. Oluşturulan bu beyin takımı işletmenin amaçları yönünde çevre analizi, işletme değerlemesi yapmalı; alternatif stratejileri değerlendirmeli ve uygun stratejinin seçimi için çalışmalıdır.
Eğer işletme küçükken, belli işlevleri yerine getiren işgörenlerin yetki ve sorumluluk dengeleri ayarlanmadığında sorunlar ortaya çıkabilir. İş görenlerin hem üretken hem de işinden memnun olmasını sağlayacak örgütsel koşullar geliştirilmelidir. KOBİ’ler büyüdükçe farklı organizasyon yapılarına gereksinim duyacaklar ve gereken şartlar doğrultusunda organizasyon yapılarını ayarlayacaklardır. Bu sebeple, KOBİ’ler için standart organizasyon yapıları sunmak gerçekçi olmayabilir.
Yeni bir iş yapısını veya mevcut bir organizasyon yapısını değerlendirirken dikkate alınması gereken ilkeler;
- Amaç birliği
- Kumanda birliği
- Yetki ve sorumlulukları dengelemek
- Görevleri net olarak tanımlamak
- Hiyerarşik adımları belirtmek
- Benzer fonksiyonel görevleri bir araya toplamak
- İşe göre çalışan ayarlamak
- Yönetim birliğini sağlamak
- Örgüt içi açık ilişkiler ve eşgüdüm oluşturmak
- Yetki devri yapmak
- Mekanik yapıdan organik yapıya geçmek
- Merkezi ve yerinden yönetimi dengelemek
Sonuç olarak organizasyon işlevi, hedeflerine ulaşmak için önemli köşe taşlarından biridir. Uzun vadede etkili ve etkin olabilmek, riskleri öngörüp yönetebilmek için değişimin sürekli var olduğu günümüz dünyasında KOBİ’lerde merkezi bir yönetim yapısı yerine iyi yetişmiş, alanında uzman yöneticilere ihtiyaç vardır. Zira her konuda onay vermeye çalışan merkezi yönetim yapısı, işletme büyüdükçe etkisizleşerek itici gücünü kaybeder. Bunun için vakti geldiğinde geleneksel yönetim anlayışını terk ederek yetki ve sorumlulukları tanımlanmış profesyonel yönetim yapıları oluşturulmalı ve geliştirilmelidir.
Melisa Pekcan
İş Geliştirme Uzmanı
